各部门、各学院：
为保证2026年归档工作的有序开展，按时完成归档任务，现将有关事项通知如下：
一、归档要求
请各单位高度重视归档工作，根据《徐州工程学院档案实体分类方案》与《归档范围保管期限表》，将工作中形成并具有保存价值的文件材料交本单位兼职档案员集中整理。各单位兼职档案员应认真积极对待归档工作，将本单位2025年度形成的文件材料收集齐全，并按照《徐州工程学院档案工作手册》中相关规定，整理编页，录入档案系统(有电子版的一并导入系统)。经档案馆审核确认后，打印归档目录，由分管领导及兼职档案员签字后，加盖单位公章，与实体档案一起报送档案馆。
档案系统登录方法：
1、网址：http://211.87.126.17/ad5/views/login.html
2、学校主页--机构设置--直属单位--档案馆--档案系统
3、登录用户名为各单位机构代码+1或2（机构代码详见附件1文书档案按组织机构分类的标识代码），例如：党委办公室，机构代码为DWB，分管领导用户名为DWB1，兼职档案员用户名为DWB2，初始密码（请登录OA查看），请各部门各学院首次登录后第一时间修改密码，密码构成必须包含大写字母、小写字母、数字三种，共八位。
另需注意：
1、《文书档案按组织机构分类的标识代码》、《科技档案按学院划分的类目及其代号》详见附件1。
2、各学院毕业生照片统一要求A4纸大小外加塑封（照片下方需标注届次、班级及学生姓名）。
二、归档时间、地点与联系人
档案馆将分期分批接收各类档案，请各单位兼职档案员按照时间安排，及时进行档案整理移交工作。如档案收集整理遇到问题，可通过兼职档案员交流群（QQ群号6532239）咨询，也可直接与相关档案人员联系。具体安排详见附件2-5。
附件：
