各部门、二级学院：

 新冠肺炎疫情防控（以下简称“疫情防控”）工作中形成的各类文字、照片、录音、录像、电子文件和实物等材料是学校实施疫情防控工作的真实记录，也是学校档案资源的重要组成部分，对当前和今后的各项工作具有重要的凭证依据作用和查考利用价值。根据《国家档案局关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》、《徐州工程学院档案管理办法》等，现就学校疫情防控档案收集归档工作通知如下：

一、明确职责，妥存“防疫档案”

 请各部门、各学院认真贯彻落实疫情防控相关精神和部署，在不影响疫情防控工作的前提下，结合实际，明确职责，指派专人（或原部门兼职档案员），按内容和载体做好科学分类及登记，形成随产生、随收集、随分类、随整理的习惯，确保“疫情防控档案”得到及时有效地收集和妥善保管，并确保档案材料齐全、完整、真实、准确，做到应收尽收、应归尽归，以便于对正在进行的疫情防控工作实时高效地发挥资证作用。

二、明晰“防疫档案”归档范围 

1.上级有关主管部门下发的关于做好疫情防控工作的部署、规定、重要批示、指示、通知、通报等文件材料；

2．上级部门及有关领导督导检查我校疫情防控工作的相关文件材料；

3．学校关于疫情防控工作的重大决策部署、规定、办法、意见、通知、公告、简报等文件材料；

4．学校召开疫情防控工作会议的会议记录、纪要、决定、领导讲话等文件材料；

5．学校及各单位建立疫情防控工作机构、协调机制、制度规定等文件材料；

6．学校及各单位关于疫情防控工作的计划总结、实施方案、应急预案、动态数据、统计报表、请示、报告、批示、批复、函和复函等文件材料；

7．做好疫情防控工作相关物资保障、生产和生活保障等后勤保障工作形成的文件材料；

8．有关单位在做好疫情防控工作相关的线上线下教学安排工作形成的文件材料；

9．有关单位对留校师生员工、对师生员工返校疫情防控工作相关工作文件材料；

10．单位关于疫情防控过程中各类宣传、表彰材料及由宣传部门、社团联制作的宣传片等音视频资料及校外媒体相关报道；

11．在疫情防控和维护学校正常秩序过程中形成的校园治安综合治理、打击违法犯罪活动、处理防疫期间违反校纪校规防疫工作相关规定等工作中形成的文件材料；

12．其他与疫情防控工作有关的具有保存价值的文件材料。

三、适切“防疫档案”归档要求

1．开展全方位档案收集，一是全过程收集，防疫档案收集应当贯穿疫情防控工作整个流程；二是多渠道收集，除常规渠道外，注重征集一手材料；三是多类型收集，除传统档案外，重视照片、音频、视频、电子文件、实物档案、网站网页、社交媒体等收集。

2．移交归档的文件材料应做到形式齐全完整，内容真实可靠，稿本、印章、签署等清晰有效，载体和书本材料、装订方式符合档案长久保存的要求，电子文件与纸质文件双套归档。

四、及时沟通“防疫档案”归档业务

“防疫档案”具有一定的复杂性和特殊性，各单位在收集整理中，若有任何疑问或困惑，都可以联系档案馆（联系电话：83202205），档案馆工作人员将不遗余力做好相关业务指导及主动服务工作。

                                                档案馆

                                              2020年5月19日