档案知识--基础知识
发布人:徐老师  发布时间:2016-09-06   浏览次数:2442

    1、“档案”一词的起源

    档案一词起源于明代。《清太宗文皇帝实录》中取材于明代宫中文书的记载。在崇德三年正月甲午日的记载中有三处出现“档案”一词。这是现已发现的最早记载。
    清代杨宾的《柳边纪略》一书中记载的内容是迄今所见对“档案”一词最早的解释。
    在原始社会里,人们靠语言表达和交流思想和经验。
    随着社会的发展,为适应复杂的社会生产和生活,人们创造了结绳、刻契的记事方法。结绳与刻契可以说是档案最早的起源。
    我国的档案工作从夏代开始,夏代中的“册、典、夏书”等就是今天所指的档案。商朝发现的甲骨文是留下的最早的档案文字材料的实物,是二十世纪初在河南安阳殷墟出土的,距今三千多年的殷商时期的甲骨刻辞,也称甲骨档案。

    2、档案的种类

    根据档案的不同属性和科学管理的需要,可以将档案划分为不同的种类。比如:按来源可分为国家机关档案、企业档案、名人档案等;按内容可分为行政档案、诉讼档案、科学技术档案等;按记录方式可分为文字档案、图形档案、音像档案;按时间可分为古代档案、近代档案和现代档案;按所有权可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。
目前在我国,通常将档案分为文书档案、科学技术档案、专门档案和声像档案。

    3、档案的属性及其本质?

    从档案的定义看,“档案是记录人类社会实践活动各种信息的载体”。可见,档案具有原始记录性、信息属性、知识属性、文化属性和价值属性,其中,原始记录性是档案的根本属性。

    4、档案工作的基本原则?

    档案工作的基本原则是“集中统一管理” 。

    5、机关档案工作含义和特点?

    机关档案工作是围绕机关档案的形成、管理和利用等进行各项工作的总和。机关档案工作具有基础性、服务性和专业性的特点。

    6、机关档案工作的双重职能?

    机关档案工作包括机关档案管理和机关档案工作管理两个方面的双重职能。

    7、机关档案收集的范围?

    凡是本机关在工作活动中形成的、反映本机关主要职能活动和历史真实面貌的文件材料均属于本机关档案的收集范围。此外,还应收集与本机关档案有关的资料和实物。

    8、机关档案分类原则和分类方案?

    机关档案分类原则应遵循机关文件材料形成的客观规律和特点,保持机关文件材料之间的自然联系,适当照顾文件的保存价值,便于保管和利用。
    机关档案分类方案是一种简要叙述机关档案分类原则、层次和纲目条款的文字材料,又称为机关档案分类大纲。

    9、文件处理部门与部门立卷制?

文件处理部门是指机关单位内部设置的具体负责本单位文件处理工作的组织机构。
    部门立卷制就是实行由文件处理部门负责将本部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料和技术材料进行立卷归档的制度。

    10、档案立卷的流程?
    档案立卷程序包括拟(修订)立卷类目、归类和组卷、确定案卷的保管期限、拟写案卷标题、案卷的编目与编号、填写与装订、归档等七个工作流程(见档案立卷程序流程图)。

 

    11、案卷质量要求的总原则?

    案卷质量必须符合立卷的基本原则,即遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

    12、归档文件整理的原则?

    归档文件整理的原则就是指文件整理的基本原则,即根据文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

    13、归档文件整理的质量要求有哪些?

    归档文件应齐全完整;整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

    14、案卷标题的三要素是什么?

    案卷标题一般由作者(或时间、地区、通讯者等)、问题和名称(文种)三部分构成,又称为案卷标题“三要素”。

    15、文件的修整包括哪些内容?

    对破损文件进行修裱;对字迹模糊或易退变的文件材料进行复制;去除文件上易腐蚀的金属物;对过大的文件进行折叠等。

    16、何为档案用房“三分开”?

    指档案馆室拥有专用档案库房、专用档案阅档室和专用档案整理室(兼作档案人员的专用工作室和档案资料检索工具室)。

    17、机关档案部门向档案馆移交档案的时限是如何规定的?

    机关档案部门向地、市级以上(含地、市级)档案馆移交自形成之日起满二十年的文书档案,向地、市级以下档案馆移交自形成之日起满十年的文书档案;科技档案、各种专门档案的移交可参照上述移交时间,也可适当提前移交。撤销机关的档案应及时移交。

    18、档案检索工具与基本功能?

    档案检索工具是指按照一定的标准组合制作的,用于快速查找档案文件及其内容的指引性目录和信息工具。
    档案检索工具的基本功能主要表现在存贮和检索二个方面。

    19、档案与文件二者之间的关系?

    档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。
    文件是指人们在社会管理、交往和科学技术、文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的结合体。
    档案是由文件转化而来的。档案和文件既有联系,又有区别。档案是历史的文件,是具有一定保存价值的文件,是经过分类组合的文件。因此,可以这样说:文件是档案的细胞,档案是文件的结合体;文件是档案的基础,档案是文件的精华。

    20、档案与图书、情报、资料的关系?

    1、档案与图书

档案来源于人们社会实践的过程中,其所述内容一般为其形成的直接经验,故档案一般表现为一次文献。 
    图书是就某一主题综合各种观点的系统研究成果,对其作者来说,更多地表现为间接经验,故图书一般表现为二次文献、三次文献。
    档案因其直接记录社会实践原貌的特点,对其记录的主题较为零散,作者的加工度较浅,记录的内容比较客观。
    图书是对某一主题的系统研究,作者的编研加工度较档案大,更为系统完整,其内容有较强的客观性。
    档案是某一社会活动的记载,故档案一般只有一件,保存于一个场所。
    图书则随情况的需要大批量印刷,可分别存放于不同的地点,为不同的读者分别拥有。

    2、档案与情报

情报是反映事物变化和人类活动情况的快速传递的信息材料。档案是情报的一种存在形式,是情报的重要来源。
    但档案与情报又有着明显的区别,档案是第一手的原始的记录,而情报则可以是经过加工了的第二手、第三手材料,所以,档案比情报有着更大的可靠性。档案在一定的条件下可以转化为情报,即为了一定的目的,经过加工选择,用于社会交流目的的档案具有情报的属性。

    3、档案与资料

资料是供人们工作、学习参考用的各种公开或内部出版物和文件、档案的复制品,一般包括书刊、报纸、地图、图表以及音像制品等出版物
    档案与资料有着十分密切的联系,它们都是人们认识和改造客观世界的记录,在实际工作中,人们很容易混淆档案与资料的界限,这不利于档案与资料的保管与利用。

    档案与资料区别:

    (一)来源不同。资料一般是从外部搜集来的,如从情报部门、出版部门、兄弟单位获得的各种有参考价值的档案复制件、出版物、科技文件材料等,而档案是其形成者在工作、生产和科研活动中的直接产物。
    (二)作用不同。资料一般是供人们工作、学习参考的,不能作为工作的凭证和依据;档案是第一手材料,具有依据和凭证作用。
    (三)机密程度不同。资料一般可以公开交流,机密程度较低;档案则具有一定的机密性,特别是现行文书档案和尖端科技档案中机密度高的部分,一般情况下在一定年限内是不公开的。
档案与资料有时也可以互相转化,档案经加工可编印成资料,如政策法规汇编等;资料如被某一个单位采用,也可以转化为该单位的档案。

    21、档案编研与编研材料的种类?

    档案编研是以馆(室)藏档案为主要依托,以满足社会利用档案为主要目的,在研究档案内容的基础上,编写印发或出版参考资料和文件汇编等档案史料的工作,是主动开发利用档案的一种重要方式。

    (一)什么是一次加工的编研材料?

    一次加工的编研材料是指将单位职能活动中形成的原始文件(一般是原始文件的重份文件),或者原始文件的复制件汇集装订起来,形成的一种汇编材料。如《发文汇集》、《专题汇编》、《技术标准汇编》等。
一次加工的编研材料的特点是利用原始文件或原始文件的复制件汇编形成的,基本保持档案原貌,编辑相对简单,主要起到依据的作用。

    (二)什么是二次加工的编研材料?

    二次加工的编研材料是通过摘录、缩编、剪辑档案内容,并按照一定的要求重新组织整理,形成的概要性、介绍性材料。二次加工的编研材料类型比较多,有档案文摘、专题简介、提要和索引等。常见二次加工的编研材料有《大事记》、《组织机构沿革》、《基础数据汇编》、《产品简介》等。
二次加工的编研材料的特点是种类多,针对性强,信息集中系统,提供利用简便迅速。二次加工的编研材料同样具有依据的作用。

    (三)什么是三次加工的编研材料?

    三次加工的编研材料是依据档案,并参照有关的资料,在系统、深入分析研究的基础上,编写形成的一种新的参考材料。三次加工的编研材料属深层次的档案编研,常见的大多为工具书式的,如《手册》、《年鉴》、《志》等。
三次加工的编研材料的编写过程是一个再创造的过程,或者说是一个知识创新过程,难度比较大。三次加工的编研材料的特点是以档案为素材,应用档案中记载和反映的观点、方法、规程、原理、结果和结论,参照有关参考资料,进行深入的分析、研究和归纳等加工处理,不同程度地产生其他材料所没有的知识和内容,形成新的知识产品。特别是有关技术开发等工作和活动方面的三次加工的编研材料,带有明显的技术调研报告特点,更具有参考价值。

    22、机关档案收集工作的要求?

    1、确保档案的齐全和完整。所谓档案的齐全,就是指机关各种门类和载体的所有档案都全部归档,所谓档案的完整是指归档的每一份档案都完好无缺。要做到这一点必须采取有效的措施:
    (1)制定各种有约束力的规章制度,强化有关人员的档案意识,提高文书和档案人员的素质,建立正常的档案工作秩序;
    (2)每个单位除了认真执行《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定外,应结合本单位的情况,制定更具体、更完善的归档制度,使归档范围恰当,归档办法和要求明确,便于遵照执行;
    (3)机关的立卷归档工作应纳入业务部门的职责范围,在建立岗位责任制或其他制度时,应把立卷归档工作作为其中的一项内容,从组织上保证档案的齐全完整;
    (4)机关的文书部门与档案部门对收集到的文件材料必须严格按照鉴定原则和机关档案保管期限表的规定,结合本单位的实际进行鉴定,准确地确定档案的存毁,减少失误,使反映本机关重要实践活动和重要事件的材料都能归档。
    2、符合规范和标准。机关档案收集工作中要坚持机关档案的标准化和规范化。国家档案局制定了《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》、《档案保管期限表》、《机关文件材料归档和不归档的范围》等一系列有关档案工作的规范和标准,这些都是机关档案管理所要执行的。
    3、保证及时和安全。档案是机关单位的一种资产、财富,是社会的宝贵的信息资源和国家档案全宗不可分割的组成部分。因此,任何单位和个人都应按规定及时归档,确保机关单位和国家档案全宗的完整。

 

                                                          黄菊盛编撰