档案知识--释疑解惑
发布人:徐老师  发布时间:2016-09-06   浏览次数:349

    1、档案装订时为什么必须去除金属装订物?

    答:因为回形针等金属装订物容易生锈,所以在档案整理过程中必须去除金属装订物,以利延长档案寿命。

    2、为什么不能用圆珠笔书写档案?

    答:圆珠笔的问世,给当代社会提供了方便流利的书写工具,深受人们的欢迎。但若使用圆珠笔书写作为永久、长期保存的档案,时间一长,字迹就会褪色。所以要求大家增强档案意识,杜绝用圆珠笔书写需要归档的档案材料。

    3、为什么每卷每盒档案都必须放置备考表?

    答:备考表是用以对卷(盒)内归档文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行必要的注释说明,无论在归档文件整理阶段,还是在档案保管阶段,都需要有备考表来填写这些内容。
    此外,备考表还设有整理人、检查人和日期等项目,这些项目起到明确整理工作责任,强化监督的作用,对每盒归档文件来说都是必不可少的。

    4、某项工作从1998年开始至2003年结束,持续共5年,形成的归档文件将如何整理?

    答:上述工作形成的全部归档文件,原则上应在工作结束年即2003年一并整理归档。分类时将这些文件全部归入2003年这一年度中。这样,将来在档案管理和提供利用时,可在工作结束年的档案中找到该项工作形成的全部档案,方便档案人员的管理和利用者的查找。但对此也不能机械理解,要同时考虑机关文件归档制度和这项工作每年的文件形成量。如果机关文件归档制度要求必须逐年归档,那么将这些文件分散至5个年度内归档也是可以的,但在分类、排列等环节上应掌握同一尺度,保证查找旱的方便。此外,如果这项工作每年的文件形成量较大,如果不及时归档就有可能会影响到这些文件的齐全完整并加大平时管理的难度,同样可以将这些文件分散到5个年度内归档。

    5、什么是档案立卷改革与《归档文件整理规则》

    答:档案立卷改革是简化档案立卷方法,普及档案立卷技术,使档案立卷工作实现现代化的管理。
    《归档文件整理规则》就是在立卷改革过程中,将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化过程的整理规则。
    《归档文件整理规则》实际上淡化了文件立卷的概念,强化了文件的分类原则,把抽象的保管单位和具体的保管单位分离,在“件”的层次相合,改变了过去在“卷”的层次相合。
    换一种说法就是《归档文件整理规则》将档案的最基本保管单位由过去的“卷(盒、册、袋)”确定为“件”。

    6、什么叫档案工作的“三纳入”、“四同步”?

    答:档案工作的“三纳入”是指将本单位的档案工作纳入单位工作的计划:纳入管理制度:纳入有关人员的职责范围。
“四同步”是指本单位在布置、检查、总结、验收各项工作的过程中,同时布置、检查、总结、验收档案工作。

    7、什么叫电子文件与纸质文件“双套制”收集归档?

    答:信息时代实行电子文件与纸质文件“双套制”收集归档是一种必然的最佳选择。所谓“双套制”,即将经确认归档的电子文件打印出相应的纸质文件,收集时必须将电子文件的硬拷贝与相应的纸质文件一并归档。

    8、什么叫档案载体?根据不同载体又有哪几种档案?

    答:档案载体是档案信息的承载物。
    根据档案载体的不同分为纸质档案和非纸质档案二大类。
    顾名思义,纸质档案就是以纸张为载体的档案,非纸质档案就是以纸张以外的物质为载体的档案。
    在电子时代以前,非纸质档案主要有甲骨档案、简牍档案、金石档案、缣帛档案等。国外还曾有过泥板档案、纸草档案、羊皮纸档案等。
    进入电子时代以后,出现了一大批新型载体档案,如照相底片档案、胶片档案、磁盘档案、光盘档案、电子档案等等。

    9、什么是档案法规?

    答:档案法规是由国家制定或认可的并以国家强制力保证实施的调整因档案活动而发生的社会关系的法律规范的总称。
    档案法规一般有狭义和广义之分:
    狭义的档案法规是指拥有立法权的规范性法律文件。如《档案法》
    广义的档案法规是指国家按照按照统治阶级的意志和利益制定或认可,并由国家强制力保证实施的调整档案社会关系的法律规范的总和。如宪法、档案行政法规等。
    档案行政法规是由国务院制定颁布,或经国务院批准由国家档案局发布的,其制定权属于国务院。如《档案法实施办法》。

    10、档案法规与档案政策的关系?

    答:具体地说,党和国家的政策是制定法律的依据;法律是贯彻政策的保障,是政策的固定化。

因此,我们既要执行法律,又要执行政策。
    二者的联系是:档案政策对法规来说具有依据性和指导性的作用;档案法规对档案政策来说具有依附性和保障性作用。
    二者的区别是:制定的机关不同,档案法规是按立法程序制定,档案政策是由党的领导机关制定:
    实施的方式不同,档案法规是强制性的,档案政策是贯彻实施;
    表现形式和规范要求不同,档案法规是以条文形式公布,档案政策是指导性的;
    稳定程度不同,档案法规显示了稳定性,档案政策则比较灵活。

 

                                                               黄菊盛编撰